Tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành một trong những lựa chọn được yêu thích hiện nay khi mọi người mong muốn được hòa mình với thiên nhiên, để thoải mái dễ dàng trao đổi với nhau hơn. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua một số kinh nghiệm và điều cần phải lưu ý bạn nhé!
Những yếu tố để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Địa điểm là một trong số những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện đó. Bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau để đưa ra được quyết định lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý nhất.
+ Nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì
+ Khách hàng ( đối tượng khán giả) của sự kiện đó là ai
+ Số lượng khách tham gia, diện tích, không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu
+ Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an toàn, có bãi giữ xe hay không…?
Bạn cần trả lời các câu hỏi trên và đưa ra lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý nhất. Lưu ý đến các vấn đề thủ tục hành chính ( nếu có), hoặc các trường hợp phải xin phép, hoặc thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý.
Dự phòng: Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời là thời tiết xấu. Vì vậy cần dự phòng các phương án như ô, bạt…; Số lượng chỗ ngồi cũng cần được chuẩn bị tốt, nên dự phòng số bàn ghế dư ra tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham dự vượt so với dự định…
Thiết bị âm thanh ánh sáng: Cần lựa chọn hệ thống âm thanh ánh sáng có công suất lớn, phù hợp với không gian
Ăn uống: Việc ăn uống cần đảm bảo vệ sinh và đầy đủ nhân sự để phục vụ khách hàng chu đáo nhất
Vệ sinh: Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diễn ra sự kiện. Có thể sắp xếp nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện…
An ninh trật tự: Vì tổ chức sự kiện ngoài trời ở không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý nên có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc. Do đó cần phải bố trí sự hỗ trợ về an ninh để đảm bảo sự kiện an toàn.
>>>> Bạn còn có thể tìm hiểu thêm dịch vụ: trang trí tiệc cưới bãi biển phan thiết
Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Tư vấn nội dung, lên ý tưởng chương trình phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng.
Tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn tiết mục biểu diễn, ca sĩ, MC, PG, lễ tân và các nhân sự khác sao cho phù hợp.
Chuẩn bị, kiểm duyệt và giám sát trước ngày sự kiện ngoài trời được diễn ra.
Tiến hành tổ chức sự kiện dựa trên sự chuẩn bị và kịch bản có sẵn.
Kết thúc sự kiện tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng
>>>> Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp dịch vụ: Tổ chức sự kiện year end party
Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: Lầu 4, Centec Tower, 72 - 74 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, Thành Phố Hồ Chí Minh
Hotline +84 901 332 552
Website: Blissvn.com